Datenschutzinformation

für die Veranstaltungen der Europaagentur

Die Europaagentur der Gesellschaft für soziale Unternehmensberatung (nachfolgend gsub mbH) unterstützt die Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung (SenASGIVA) bei Aktivitäten im europäischen Kontext. Dazu gehört unter anderem die Organisation von Veranstaltungen zu verschiedenen Themen sowie die Präsenz der Berliner Beschäftigungs- und Berufsbildungspolitik auf europäischer bzw. internationaler Ebene zu erhöhen.

Dabei erhebt die Europaagentur personenbezogene Daten. Gemäß Artikel 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie, wie wir mit Ihren Daten umgehen.

Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen

Verantwortlicher gem. Art. 4 Nr. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

gsub - Gesellschaft für soziale Unternehmensberatung mbH
Kronenstraße 6
10117 Berlin
Telefon: 030 284 09 0
Fax.: 030 284 09 210
E-Mail: kontakt[at]gsub.de

Kontakt zum Datenschutzbeauftragten der gsub mbH

Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@gsub.de oder unter o.g. Postadresse mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.

Wer ist an der Datenverarbeitung beteiligt?

Bei der Veranstaltung arbeiten wir mit folgendem Partner (im Folgenden auch Auftraggeberin“) zusammen:
Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales, Gleichstellung, Integration, 
Vielfalt und Antidiskriminierung (SenASGIVA)
Oranienstr.106
10969 Berlin
E-Mail: datenschutz@senasgiva.berlin.de

Hinweis zur Offenlegung Ihrer Daten:
Unser Partner kann Daten durch uns erhalten und für die unten genannten Zwecke nutzen. 

Erhebung personenbezogener Daten 

Im Rahmen der Durchführung der Veranstaltung werden personenbezogene Daten erfasst, gespeichert und genutzt. Welche Daten dies im Einzelnen sind, für welche Zwecke sie erhoben werden und weitere Details zur Datenverarbeitung erfahren Sie in dieser Datenschutzinformation.

1. Datenerfassung im Rahmen der Anmeldung und Organisation der Veranstaltung

Wenn Sie sich für eine Veranstaltung anmelden oder als Referierende teilnehmen, benötigen wir je nach Art der Veranstaltung bestimmte Daten von Ihnen. In der Einladung bzw. im Anmeldeformular ist angegeben, welche Angaben erforderlich sind und welche freiwillig.

Ihre Daten nutzen wir zu folgenden Zwecken: 

• Für die Organisation, Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung.
• Zur Erstellung der Referierendenliste. Sie dienen dem Zweck der Information der Teilnehmenden.
• Um künftige Veranstaltungen und Aktivitäten zu planen und Sie ggf. hierzu einladen zu können.
• Zur Erfüllung von Beleg- und Nachweispflichten im Rahmen der Finanzierung durch unsere Auftraggeberin. Hierzu stellen wir Berichte zur Verfügung, in denen wir unsere Arbeit dokumentieren. Diese Berichte können personenbezogene Daten enthalten.

Folgende personenbezogenen Daten werden dabei erhoben: 

• Vor- und Nachname
• Institution
• Funktion
• E-Mail-Adresse
• ggf. Hilfebedarfe

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist nicht vorgeschrieben und somit freiwillig. Ohne Angabe der in der Anmeldung als erforderlich bezeichneten Daten können wir Ihre Anmeldung allerdings nicht bearbeiten.

Wichtiger Hinweis zu Angaben zu einer Begleitperson:
In dem Anmeldformular können Sie uns mitteilen, ob Sie eine Begleitperson zu der Veranstaltung mitbringen. In diesem Fall erheben und verarbeiten wir den Vor- und Nachnamen dieser Begleitperson. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Bitte beachten Sie, dass Sie als Hauptgast sicherstellen müssen, dass Sie dazu berechtigt sind, die Begleitperson anzumelden.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung für die Organisation, Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

• Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung zum Zweck der Vernetzung der Teilnehmenden der Veranstaltung ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine bereits erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

• Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung zum Zweck, künftige Veranstaltungen und Aktivitäten zu planen und Sie ggf. hierzu als Referierende oder Teilnehmende einladen zu können, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse ist insoweit die Erfüllung unserer oben beschriebenen Aufgabe. Hierfür ist es erforderlich, auf die Konzepte für Veranstaltungen einschließlich ihrer Zusammensetzung (Verteiler/Teilnehmendenliste) zurückgreifen zu können.

• Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung zur Erfüllung von Beleg- und Nachweispflichten gegenüber unserem Partner ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigte Interessen sind insoweit unser Interesse und das unseres Auftraggebers an einer sinnvollen und nachvollziehbaren Mittelverwendung.

Speicherdauer
Ihre Daten werden zum Ende des jeweils auf das Projektende der Europaagentur folgende Kalenderjahr gelöscht. Diese Frist kann verlängert werden, sollte der Auftrag der Europaagentur über den 31.12.2026 hinaus fortgeführt werden.

Hilfebedarfe - Wichtiger Hinweis zu Gesundheitsdaten

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass mit der Teilnahme an digitalen Gesprächsrunden Gesundheitsdaten im Falle von visuellen oder auditiven Einschränkungen anderen teilnehmenden Personen zur Kenntnis gegeben werden. 

Wenn Sie dies nicht möchten, dürfen Sie Ihrerseits die Kamera nicht freigeben.

Bei den Angaben zu Unterstützungsbedarfen handelt es sich um personenbezogene Daten, die Aufschluss über Ihre Gesundheit geben. Daten in dieser Kategorie sind besonders sensibel und werden von uns deshalb nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) erhoben. Die Angabe dieser Informationen ist also vollkommen freiwillig. Wenn Sie sich mit der Verarbeitung dieser Art von personenbezogenen Daten nicht einverstanden erklären, sind wir aber eventuell nicht in der Lage, bei der Veranstaltung auf Ihre besonderen Bedürfnisse und Bedarfe ausreichend einzugehen. Eine von Ihnen einmal erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Einer Angabe von Gründen bedarf es hierfür nicht. Der Widerruf hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruht, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.

Die Daten zu Ihren Hilfebedarfen werden 30 Tage nach der Veranstaltung gelöscht.

2. Datenerfassung im Rahmen von Foto- und Videoaufnahmen

Im Rahmen der Veranstaltung werden Aufzeichnungen in Form von Foto- und Videoaufnahmen gemacht. Diese Aufnahmen werden für die anschließende Veröffentlichung auf dem Youtube-Kanal sowie für eine zusammenfassende Dokumentation auf der Website und für Einblicke und Rückblicke zur Veranstaltung auf Social-Media-Kanälen (Bluesky, Instagram, LinkedIn; gsub mbH: LinkedIn) der SenASGIVA genutzt.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Anfertigung von Foto- und Filmaufnahmen und die folgende Veröffentlichung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit bei den Aufnahmen die Veranstaltung im Vordergrund steht und die Abgebildeten insofern lediglich als „Beiwerk“ abgebildet sind. Berechtigte Interessen sind in diesem Fall die Dokumentation und Bekanntmachung der Veranstaltung der Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung.

Soweit Sie als Referierende, Vortragendende, Moderierende oder sonstig vordergründig präsente mitwirkende Person der Veranstaltung teilnehmen, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Speicherdauer
Alle von uns angefertigten Aufnahmen werden nicht mehr verwendet, vernichtet bzw. gelöscht, sobald der Zweck für die Verarbeitung entfallen ist oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Aus Internet-Angeboten werden im Fall eines Widerrufs die Foto- und Filmaufnahmen gelöscht, soweit dies technisch möglich ist. Die Löschung kann auch durch eine Unkenntlichmachung (z.B. Verpixelung) erfolgen. Fotos, die im Internet verfügbar sind, können ggfs. nach Widerruf nicht mehr vollständig gelöscht werden, da von Dritten downgeloadete Aufnahmen nicht mehr durch die gsub GmbH gelöscht werden können.

3. Datenerfassung im Rahmen von Online-Workshops

Im Rahmen der Konferenz bieten wir Online-Workshops an, die über das Videotool Zoom veranstaltet werden. 

Bei der Nutzung der Video-Plattform werden von Ihnen je nach Umfang der Nutzung folgende Daten erhoben und verarbeitet 

• Name, Institution
• Video und Ton
• Chat-Nachrichten
• Dauer der Teilnahme (Datum, Start und Ende, ggfs. An-/Abwesenheitszeiten)
• Gesundheitsdaten (Beeinträchtigung/en der Teilnehmenden)
• Meeting-Metadaten (IP-Adresse, Geräte-/Hardware-Informationen)
• Ggfs. geteilte Dokumente

Bei Einwahl mit dem Telefon werden darüber hinaus

• Einwahlnummern,
• Start- und Endzeit verarbeitet. 

Wir arbeiten mit Connect4Video GmbH zusammen. Diese setzt das Videokonferenzsystem Zoom ein.

Mit Connect4Video haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

Es findet eine Offenlegung von Daten gegenüber diesem Dienstleister und seinen Unterauftragnehmern (z.B. Rechenzentren, Zoom Video Communications, Inc.) statt. Die Rechenzentren verarbeiten ihre Daten in Deutschland bzw. der Schweiz. Zoom verarbeitet Daten in den USA. Dabei geht es nicht um die Inhalte der Videokonferenzen und Chats (diese werden auf Servern der Connect4Video GmbH verarbeitet), sondern um Daten, welche dazu dienen, die Sicherheit und Funktion der Plattform zu gewährleisten. Es liegt ein Angemessenheitsbeschluss für die Datenübermittlung in die USA vor und Zoom hat sich nach dem Datenschutzabkommen Data Privacy Framework zertifizieren lassen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Für Daten, die dem ordnungsgemäßen technischen Betrieb des Videotools dienen, d.h. Informationen ohne die wir Ihnen diese Angebote nicht zur Verfügung stellen können, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 

Für die Daten des Online-Workshops selbst, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. a.

Weitere Informationen im Zusammenhang mit Foto- und Videoaufnahmen des Workshops finden Sie unter „Datenerfassung im Rahmen von Foto- und Videoaufnahmen“.

Speicherdauer
Ihre Daten werden während der Durchführung der Veranstaltung verarbeitet. Eine Speicherung der Daten, die mithilfe des Videokonferenzsystems während der Veranstaltung verarbeitet werden, ist nicht vorgesehen. Die Löschung erfolgt nach Veranstaltungsende. 

Name, Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl werden nach 30 Tagen anonymisiert.

4. Datenerfassung im Rahmen des Livestreams und der Veröffentlichung auf YouTube

Die Aufzeichnung der Konferenz wird als Livestream und im Anschluss an die Veranstaltung auf der Youtube-Präsenz der Auftraggeberin SenASGIVA zu sehen sein.

Zur YouTube-Präsenz gelangen Sie auch über die Konferenzwebsite, die vom Technikdienstleister BMK.TV bereitgestellt wird. Erst nach Klick auf „Video laden“ wird der YouTube Player geladen.

Wir setzen YouTube im erweiterten Datenschutzmodus ein. Dies bedeutet, dass bei Besuch der Webseite unter anderem die IP-Adresse und Browserdaten an Google als YouTube-Betreiber übermittelt werden. Weitere Daten werden zu diesem Zeitpunkt nicht übertragen. Sobald Sie die Wiedergabe eines eingebundenen Videos durch Anklicken starten, speichert YouTube auf Ihrem Gerät nur Cookies, die keine persönlich identifizierbaren Daten enthalten, es sei denn Sie sind aktuell bei einem Google-Dienst angemeldet. Diese Cookies lassen sich durch entsprechende Browsereinstellungen und -erweiterungen verhindern.

Die durch die Nutzung von YouTube erfassten Daten können auch in sog. unsichere Drittstaaten, insbesondere in die USA, übermittelt werden. Für diese Fälle haben wir mit der Google LLC einen Auftragsverarbeitungsvertrag mitsamt Standardvertragsklauseln geschlossen, um die Datenübermittlung gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO zu legitimieren.

Das Vorschaubild im Hintergrund liegt auf dem lokalen Server und nicht bei YouTube.

Die YouTube LLC, Hauptgeschäftssitz in 901 Cherry Avenue, San Bruno, CA 94066, USA ist eine Tochtergesellschaft der Google LLC.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Rechtsgrundlage für die Übertragung Ihrer Daten an Google ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 45 Abs. 1 DSGVO (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission). 

Die Einwilligung in die Datenübermittlung im Rahmen des Aufrufes des YouTube und damit der Weiterleitung zu YouTube erteilen Sie mit Klick auf den Button „Video laden“

Für den Fall, dass der EU-Angemessenheitsbeschluss oder die Zertifizierung von Google beim U.S. Department of Commerce seine Gültigkeit verliert, findet die Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und auf Basis Ihrer Einwilligung nach des Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO statt (Datenverarbeitung in einem als unsicher eingestuften Drittland). Ihre Einwilligung erteilen Sie freiwillig und unter Kenntnisnahme der Tatsache, dass in einem als unsicher eingestuften Drittland kein der Europäischen Union der Sache nach gleichwertiges Datenschutzniveau besteht.

Speicherdauer
Die unmittelbar von uns auf die Plattform geladenen Daten werden von uns gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt.

Dienstleister

Zur Unterstützung bei der Durchführung der digitalen Veranstaltung setzen wir externe Dienstleister ein. Externen Dienstleistern werden Daten im Rahmen der Erbringung der Dienstleistung offengelegt. Hierfür haben wir die in der DSGVO vorgegebenen vertraglichen Regelungen getroffen. Folgende externe Dienstleister setzen wir ein:

• Zur Bereitstellung des Livestreams setzen wir die Plattform eines externen Dienstleisters ein:

BMK Media Production GmbH & Co KG, Bertha-Benz-Str. 5, 10557 Berlin, E-Mail: bmk[at)bmk.tv.

Bitte beachten Sie ergänzend zu dieser Datenschutzinformation die Hinweise zum Datenschutz der BMK Media Production GmbH & Co KG. Diese können Sie hier aufrufen.

Social Media- Präsenzen

Wir nutzen die Kanäle der SenASGIVA auf Instagram, YouTube, LinkedIn und Bluesky sowie der gsub mbH auf LinkedIn.

Auf der Konferenzwebseite haben wir zu Instagram und Bluesky Verlinkungen eingebunden. Wir nutzen diese Dienste, um Beiträge, Fotos, Werbung für die anstehende Veranstaltung und andere Unternehmensinformationen zur Verfügung zu stellen. Dabei erfolgt eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten, worüber wir Sie im Folgenden genauer informieren. Wir weisen Sie darauf hin, dass die Nutzung der Seiten, insbesondere ihrer interaktiven Funktionen in Ihrer eigenen Verantwortung erfolgt.

Anbieter von Instagram ist Meta Platforms Ireland Ltd. 4 Grand Canal Square Grand Canal Harbour Dublin 2 Irland. Details zum Umgang von Instagram mit Ihren personenbezogenen Daten entnehmen Sie der Datenschutzhinweise von Instagram

Die Datenschutzinformation von Bluesky PBLLC mit Sitz in Seattle, Washington, USA finden Sie hier.

Bei YouTube handelt es sich um das Angebot der YouTube LLC. YouTube ist eine Tochtergesellschaft der Google Inc. mit Hauptgeschäftssitz in 901 Cherry Avenue, San Bruno, CA 94066, USA. Weitere Informationen zum Datenschutz erhalten Sie hier.

LinkedIn wird von LinkedIn Ireland Unlimited Community, Wilton Place, Dublin 2, Ireland angeboten. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzinformation von LinkedIn. 

Als Betreiber der Profile haben wir Zugriff auf statistische Auswertungen über die Aufrufe der Seiten. Dabei liegen die Daten in anonymisierter Form vor und geben keine Information über die Besucher der Profile.

Weiterhin können Sie die interaktiven Funktionen von den Plattformen durch eine Anmeldung per Benutzerkonto nutzen, um unserem Unternehmensprofil zu folgen, uns über die angegebenen Wege zu kontaktieren, Beiträge zu kommentieren/zu liken und über durch uns generierte Inhalte informiert zu werden. In diesem Fall wird das Benutzerkonto dem entsprechenden Aufruf der Seite zugeordnet und steht uns als Betreiber der Unternehmensprofile zur Einsicht zur Verfügung.

Die von Ihnen übermittelten Daten wie z.B. Kommentare, Videos, Bilder, Likes, etc. werden durch die Social Media-Plattformen veröffentlicht und von uns zu keiner Zeit für andere Zwecke verwendet oder verarbeitet. Wir behalten uns lediglich vor, Inhalte zu löschen, sofern dies erforderlich sein sollte. Ggf. teilen wir Ihre Inhalte auf unserer Seite, wenn dies eine Funktion der Social Media-Plattform ist und kommunizieren über die Social Media-Plattform mit Ihnen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist hier in erster Linie Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation. Die statistischen Auswertungen werden von uns darüber hinaus genutzt, um unser Unternehmensprofil nutzerfreundlich zu gestalten und auf Ihre Interessen als Besucher auszurichten, sowie zur Steigerung unserer Unternehmenspräsenz. Die von Ihnen über die Kontaktwege an uns übermittelten Daten verwenden wir ausschließlich zur zielgerichteten Beantwortung Ihrer Anfragen.

Wenn Sie unseren Social-Media-Auftritt besuchen, sind wir gemeinsam mit dem Betreiber der Social-Media-Plattformen für die bei diesem Besuch ausgelösten Datenverarbeitungsvorgänge verantwortlich. Sie können Ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Beschwerde) grundsätzlich sowohl gegenüber uns als auch gegenüber dem Betreiber der Social-Media-Portal geltend machen.

Datenverarbeitung durch die Betreiber der Social Media-Plattformen

Der Betreiber der Social Media-Plattformen setzen Webtrackingmethoden ein. Das Webtracking kann dabei auch unabhängig davon erfolgen, ob Sie bei der Social Media-Plattform angemeldet oder registriert sind. Wir haben auf das Webtracking keinen Einfluss und können es nicht abschalten.

Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass der Anbieter der Social Media-Plattform Ihre Profil- und Verhaltensdatendaten nutzt, etwa um Ihre Gewohnheiten, persönlichen Beziehungen, Vorlieben usw. auszuwerten. Auch auf diese Datenverarbeitungen können wir keinen Einfluss nehmen.

Nähere Informationen zur Datenverarbeitung durch den Anbieter der Social Media-Plattform finden Sie in den oben bereits verlinkten Datenschutzhinweisen des Anbieters.

Speicherdauer
Die unmittelbar von uns über die Social-Media-Präsenz erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald der Zweck für ihre Speicherung entfällt, Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt.

Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von dem Betreiber des sozialen Netzwerks zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei dem Betreiber des sozialen Netzwerks.

Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung oder Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit

Allgemeines Widerspruchsrecht

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DSGVO erfolgt, haben Sie zudem jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen.

Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Widerrufsrecht

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, Ihre Einwilligung, ohne die Angabe von Gründen und mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Geltendmachung eines Widerspruchs oder Widerrufs

Sowohl der Widerspruch als auch der Widerruf ist kostenlos und kann formfrei erfolgen an die oben genannte E-Mail-Adresse. Einen postalischen Widerspruch oder Widerruf richten Sie bitte an die angegebene Postadresse mit dem Zusatz „Datenschutz“.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

Die für die gsub zuständige Behörde ist die:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Telefon: 030 138 890

E-Mail: mailbox[at]datenschutz-berlin.de

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Data privacy information

for events of the Europe Agency

The Europe Agency of the Gesellschaft für soziale Unternehmensberatung (hereinafter referred to as gsub mbH) supports the Senate Department for Labour, Social Services, Equality, Integration, Diversity and Anti-Discrimination (SenASGIVA) in activities in a European context. This includes organising events on various topics and increasing the presence of Berlin's employment and vocational training policy at European and international level.

In doing so, the Europe Agency collects personal data. In accordance with Article 13 of the General Data Protection Regulation (GDPR), we would like to inform you how we handle your data.

Name and contact details of the controller

Controller pursuant to Art. 4 No. 7 of the EU General Data Protection Regulation (GDPR)

gsub - Gesellschaft für soziale Unternehmensberatung mbH
Kronenstraße 6
10117 Berlin
Tel.: +49 30 284 09 0
Fax.: +49 30 284 09 210
E-mail: kontakt[at]gsub.de

Contact to the data protection officer of gsub mbH

You can contact the data protection officer at datenschutz@gsub.de or at the above postal address with the addition "the data protection officer".

Who is involved in the data processing?

We work together with the following partner (hereinafter also referred to as the "client") for the event:

Senate Department for Labour, Social Affairs, Equality, Integration, 

Diversity and Anti-Discrimination (SenASGIVA)

Oranienstr.106

10969 Berlin

E-mail: datenschutz@senasgiva.berlin.de

Note on the disclosure of your data:

Our partner may receive data from us and use it for the purposes stated below.

Collection of personal data 

Personal data is collected, stored and used as part of the organisation of the event. You can find out what data this is in detail, for what purposes it is collected and further details on data processing in this data protection information.

1. Data collection as part of the registration and organisation of the event

When you register for an event or participate as a speaker, we require certain data from you depending on the type of event. The invitation or registration form will indicate which information is required and which is voluntary.

We use your data for the following purposes: 

• For the organisation, implementation and handling of the event.
• To compile the list of speakers. For the purpose of informing participants.
• To plan future events and activities and to be able to invite you to these if necessary.
• To fulfil documentary and verification obligations in the context of funding and financing by our client. For this purpose, we provide reports in which we document our work. These reports may contain personal data.

The following personal data is collected: 

• First name and surname
• Institution
• Position
• E-mail address
• Any need for help

The provision of your personal data is not mandatory and is therefore voluntary. However, we will not be able to process your registration if you do not provide the data specified as required in the registration form.

Important note regarding details of an accompanying person:
In the registration form, you can let us know whether you are bringing an accompanying person to the event. In this case, we will collect and process the first name and surname of this accompanying person. The legal basis for the processing is Art. 6(1)(b) GDPR. Please note that, as the main guest, you must ensure that you are authorised to register the accompanying person.

Legal basis of the processing
The legal basis for data processing for the organisation, implementation and handling of the event is Art. 6(1)(b) GDPR.

• The legal basis for data processing for the purpose of networking the participants of the event is your consent (Art. 6(1)(a) GDPR). You can withdraw your consent at any time. All you need to do is send us an informal email. The legality of the data processing carried out until the revocation remains unaffected by the revocation.

• The legal basis for data processing for the purpose of planning future events and activities and, if necessary, to be able to invite you as a speaker or participant is Art. 6(1)(f) GDPR. The legitimate interest in this respect is the fulfilment of our task described above. For this purpose, it is necessary to be able to access the concepts for events including their composition (distribution list/list of participants).

• The legal basis for data processing for the fulfilment of documentation and verification obligations towards our partner is Art. 6(1)(f) GDPR. Legitimate interests in this respect are our interest and that of our client in an efficient and comprehensible use of funds.

Storage period
Your data will be deleted at the end of the calendar year following the end of the Europe Agency's project. This period may be extended if the contract of the Europe Agency is continued beyond 31 December 2026.

Need for help - Important note on health data

We expressly point out that by participating in digital discussion groups, health data will be disclosed to other participants in the event of visual or auditory impairments. 

If you do not wish this to happen, you must not share the camera.

The information on support needs is personal data that provides information about your health. Data in this category is particularly sensitive and is therefore only collected by us with your express consent (Art. 9(2)(a) GDPR). The provision of this information is therefore completely voluntary. However, if you do not consent to the processing of this type of personal data, we may not be able to adequately address your specific needs and requirements at the event. Once you have given your consent, you can withdraw it at any time. It is not necessary to give reasons for this. If you withdraw your consent, we will no longer be permitted to continue the data processing based on this consent in the future.

The data relating to your requests for help will be deleted 30 days after the event.

2. Data collection in the context of photo and video recordings

Recordings in the form of photos and videos will be made during the event. These recordings will be used for subsequent publication on the YouTube channel as well as for summarised documentation on the website and for insights and reviews of the event on social media channels (SenASGIVA: BlueSky, Instagram, LinkedIn; gsub mbH: LinkedIn). 

Legal basis for the processing
The legal basis for the taking of photographs and film recordings and the subsequent publication is Art. 6(1)(f) GDPR, insofar as the event is the main focus of the recordings and the persons depicted are therefore only shown as "accessories". In this case, legitimate interests are the documentation and publicity of the event of the Senate Department for Labour, Social Affairs, Equality, Integration, Diversity and Anti-Discrimination.

If you participate in the event as a speaker, lecturer, moderator or other superficially present contributor, we process your data on the basis of your consent in accordance with Art. 6(1)(a) GDPR.

Storage period
All recordings made by us will no longer be used, destroyed or deleted as soon as the purpose for the processing no longer applies or you revoke your consent. In the event of a revocation, the photos and film recordings will be deleted from Internet offers as far as this is technically possible. The deletion can also be carried out by making them unrecognisable (e.g. pixelation). Photos that are available on the Internet may no longer be completely deleted after cancellation, as recordings downloaded by third parties can no longer be deleted by gsub mbH.

3. Data collection in the context of online workshops

As part of the conference, we offer online workshops that are organised via the Zoom video tool. 

When using the video platform, the following data will be collected and processed depending on the scope of use 

• Name, institution
• Video and sound
• Chat messages
• Duration of participation (date, start and end, attendance/absence times if applicable)
• Health data (impairment(s) of the participants. Meeting metadata (IP address, device/hardware information)
• Shared documents, if applicable

In addition, when dialling in by telephone

• Dial-in numbers,
• start and end times are also processed. 

We work together with Connect4Video GmbH. They use the Zoom video conferencing system.

We have concluded an order processing agreement with Connect4Video.

Data is disclosed to this service provider and its subcontractors (e.g. data centres, Zoom Video Communications, Inc.). The data centres process their data in Germany and Switzerland. Zoom processes data in the USA. This is not about the content of the video conferences and chats (these are processed on Connect4Video GmbH servers), but about data that serves to ensure the security and function of the platform. There is an adequacy decision for the transfer of data to the USA and Zoom has been certified in accordance with the Data Privacy Framework.

Legal basis of the processing
For data that serve the proper technical operation of the video tool, i.e. information without which we cannot provide you with these offers, the processing is based on Art. 6(1)(f) GDPR. 

For the data of the online workshop itself, the processing is based on your consent in accordance with Art. 6(1)(a) GDPR in conjunction with Art. 9(2)(a).

Further information in connection with photo and video recordings of the workshop can be found under "Data collection in the context of photo and video recordings".

Storage period
Your data will be processed during the organisation of the event. There are no plans to store the data processed using the video conferencing system during the event. The deletion takes place after the end of the event. 

Name, meeting metadata and telephone dial-in data will be anonymised after 30 days.

Name, meeting metadata, telephone dial-in data are anonymised after 30 days.

4. Data collection in connection with the livestream and publication on YouTube

The recording of the conference will be available as a livestream and on the YouTube channel of SenASGIVA after the event.

You can also access the YouTube presence via the conference website, which is provided by the technical service provider BMK.TV. The YouTube player will only load after clicking on ‘Load video’.

We use YouTube in extended data protection mode. This means that when you visit our website, the IP address and browser data, among other things, are transmitted to Google as the YouTube operator. No other data is transmitted at this time. As soon as you start playing an embedded video by clicking on it, YouTube stores only cookies on your device that do not contain any personally identifiable information – unless you are currently logged in to a Google service. These cookies can be blocked using appropriate browser settings and extensions.

The data collected through the use of YouTube may also be transferred to third countries without an adequate level of data protection, in particular the United States. To ensure the legality of such data transfers, we have concluded a data processing agreement with Google LLC that includes the standard contractual clauses in accordance with Art. 46(2)(c) GDPR.

The preview image displayed in the background is stored on our local server, not on YouTube.

YouTube LLC, headquartered at 901 Cherry Avenue, San Bruno, CA 94066, USA, is a subsidiary of Google LLC.

Legal basis of the processing
The legal basis for transferring your data to Google is your consent pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR in conjunction with Art. 45(1) GDPR (adequacy decision by the EU Commission).

By clicking the 'Load video' button, you consent to the transmission of data in the context of accessing the YouTube service and thus to being redirected to YouTube.

In the event that the EU adequacy decision or Google's certification with the U.S. Department of Commerce loses its validity, data processing will take place on the basis of your consent in accordance with Art. 6(1)(a) GDPR and on the basis of your consent in accordance with Art. 49(1)(a) GDPR (data processing in a third country classified as unsafe). You give your consent voluntarily and with knowledge of the fact that there is no level of data protection equivalent to that of the European Union in a third country classified as unsafe.

Storage period
The data uploaded directly by us to the platform will be deleted by us as soon as you request us to delete it, revoke your consent to storage or the purpose for data storage no longer applies.

Service provider

We use external service providers to support the realisation of the hybrid event. Data is disclosed to external service providers as part of the provision of the service. We have made the contractual arrangements stipulated in the GDPR for this purpose. We use the following external service providers:

- We use the platform of an external service provider to provide the live stream:

BMK Media Production GmbH & Co KG, Bertha-Benz-Str. 5, 10557 Berlin, email: bmk[at)bmk.tv.

In addition to this data protection information, please note the data protection information of BMK Media Production GmbH & Co KG. You can access this here.

Social media channels

We use the SenASGIVA channels on Instagram, YouTube, LinkedIn and BlueSky as well as gsub mbH on LinkedIn.

We have included links to Instagram and BlueSky on the conference website. We use these services to provide posts, photos, advertising for the upcoming event and other company information. This involves the processing of personal data, which we will inform you about in more detail below. We would like to point out that the use of the pages, in particular their interactive functions, is your own responsibility.

The provider of Instagram is Meta Platforms Ireland Ltd. 4 Grand Canal Square Grand Canal Harbour Dublin 2 Ireland. For details on how Instagram handles your personal data, please refer to Instagram's privacy policy.

You can find the privacy policy of Bluesky PBLLC, based in Seattle, Washington, USA, here.

YouTube is a service provided by YouTube LLC. YouTube is a subsidiary of Google Inc. with headquarters at 901 Cherry Avenue, San Bruno, CA 94066, USA. Further information on data protection can be found here. 

LinkedIn is offered by LinkedIn Ireland Unlimited Community, Wilton Place, Dublin 2, Ireland. Further information can be found in LinkedIn's data protection information. 

As the operator of the profiles, we have access to statistical analyses of page views. The data is available in anonymised form and does not provide any information about the visitors to the profiles.

You can also use the interactive functions of the platforms by registering for a user account in order to follow our company profile, contact us via the specified channels, comment on/like posts and be informed about content generated by us. In this case, the user account is assigned to the corresponding page view and is available to us as the operator of the company profile for inspection.

The data you transmit, such as comments, videos, images, likes, etc., will be published by the social media platforms and will not be used or processed by us for any other purpose at any time. We only reserve the right to delete content should this be necessary. We may share your content on our site if this is a function of the social media platform and communicate with you via the social media platform.

Legal basis of the processing
The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR. The legitimate interest here is primarily public relations and communication. We also use the statistical analyses to design our company profile in a user-friendly way and to tailor it to your interests as a visitor, as well as to increase our company presence. We use the data you send to us via the contact channels exclusively to respond to your enquiries in a targeted manner.

If you visit our social media presence, we are jointly responsible with the operator of the social media platforms for the data processing operations triggered during this visit. You can assert your rights (information, rectification, erasure, restriction of processing, data portability and complaint) both against us and against the operator of the social media portal.

Data processing by the operators of the social media platforms

The operators of the social media platforms use web tracking methods. Web tracking can also take place regardless of whether you are logged in or registered with the social media platform. We have no influence on web tracking and cannot switch it off.

It cannot be ruled out that the provider of the social media platform may use your profile and behavioural data, for example to evaluate your habits, personal relationships, preferences, etc. We have no influence on web tracking and cannot switch it off. We also have no influence on this data processing.

Further information on data processing by the provider of the social media platform can be found in the provider's privacy policy linked above.

Storage period
The data collected directly by us via the social media presence will be deleted from our systems as soon as the purpose for its storage no longer applies, you request us to delete it, revoke your consent to storage or the purpose for data storage no longer applies.

We have no influence on the storage period of your data that is stored by the operator of the social network for its own purposes. For details, please contact the operator of the social network directly.

Your rights

You have the following rights with regard to your personal data:

• Right of access
• Right to rectification or erasure
• Right to restriction of processing
• Right to data portability

Right to object

If the data processing is based on Art. 6(1)(e) or f) GDPR, you also have the right to object to the processing of your personal data at any time for reasons arising from your particular situation.

If you object, we will no longer process your personal data concerned unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights and freedoms or the processing serves the establishment, exercise or defence of legal claims (objection pursuant to Art. 21(1) GDPR).

Right of withdrawal

If the data processing is based on consent (Art. 6(1)(a) GDPR), you have the right to withdraw your consent at any time without giving reasons and with effect for the future.

Assertion of an objection or withdrawal

Both the objection and the withdrawal are free of charge and can be sent informally to the above e-mail address. Please send an objection or withdrawal by post to the postal address given with the addition "Data protection".

Right to lodge a complaint with the competent supervisory authority

You also have the right to complain to the competent data protection supervisory authority about the processing of your personal data by us.

The authority responsible for gsub is the:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Tel: +49 30 138 890

E-mail: mailbox[at]datenschutz-berlin.de