Privacy Note / Datenschutzhinweise ---------- Deutsche Version siehe weiter unten ------------
Privacy note of the event
Thank you for your interest in our event. Protecting your data and safeguarding your privacy is of great importance to us. To ensure that you are fully informed about the collection, storage and use of personal data, please read the following information on data protection.
On behalf of the project consortium of the Erasmus+ funded policy experimentation project GeGS – Good e-Guidance Stories (626152-EPP-1-2020-2-DE-EPPKA3-PI-POLICY) MetropolisNet is pleased to host the final conference on 30.05.2024 in Berlin and online.
Online participants will take part in the conference via Zoom, a video conference service with chat function.
Personal data are collected, stored and used for the registration, the facilitation of the (video) conference and chat function and our documentation obligation towards the funding authorities of this project. Which data these are in detail, for which purposes they are collected and further details on data processing are explained in this privacy policy.
The provision of your personal data is voluntary; however, you cannot participate in the conference without their collection.
Who is responsible for data processing?
The data controller (hereinafter also referred to as "we", "us", "our", etc. or "MetropolisNet") for the processing of your personal data is
MetropolisNet EEIG (DE)
Kronenstraße 6
10117 Berlin
Tel.: +49 (0) 30-284 09-0
Fax: +49 (0) 30-284 09-210
E-Mail: info@metropolisnet.eu
Who can you contact for data protection issues?
For all matters relating to data protection, please contact us at privacy@metropolisnet.eu.
What data protection rights do you have?
You have the following rights towards us in relation to the personal data concerning you:
• Right of access
• Right to rectification or erasure
• Right to restriction of processing
• Right to object
• Right to data portability
As the data subject, you also have the right to lodge a complaint with a control authority, if your rights as stated have not been acknowledged. The data protection supervisory authority responsible for us is:
The competent supervisory authority is:
Berlin Commissioner for Data Protection and Freedom of Information
Alt-Moabit 59-61
10555 Berlin
E-mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
What data do we process from you?
1. Personal data:
The following personal data may have been or will be collected by us prior to or during the event:
• First and last name
• Organisation
• Position
• E-mail address
• Country
The provision of your personal data is not mandatory and therefore voluntary. However, we will not be able to process your registration if you do not provide the data specified as required in the registration form.
During the conference the following data may be collected:
On-site:
• Event photographs, videos, sound recordings in which you may be identifiable.
Online:
- guest data
- text, audio, and video data,
- meeting metadata, e.g. participant IP addresses, device/ hardware information.
- If dialling in with the phone: dial-in information, start and end time. If necessary, further connection data such as the IP address of the device can be stored.
- Screenshots, videos, sound recordings on which you may be identified.
We use the video platform Zoom to conduct the conference. Please find here zoom privacy declaration: https://explore.zoom.us/en/privacy/
2. Use of personal data
When you register for an event, we require certain data from you, depending on the type of event. The invitation or registration form will indicate which information is required and which is voluntary.
We use your data for the following purposes:
• For the organisation, implementation and handling of the event.
• To create lists of participants. They serve the purpose of networking among the participants.
• For the fulfilment of documentation and proof obligations towards the funding authorities. For this purpose, we provide our funding body with reports in which we document our work. These reports may contain personal data, e.g. photos of you.
• Pictures, screenshots and video recordings may also be used for public relation purposes on the website and social media channels (facebook, LinkedIn, Youtube) of the GeGS project and MetropolisNet.
3. Legal basis of the processing
• The legal basis for data processing for the organisation, implementation and handling of the event is Art. 6 para. 1 letter b GDPR.
• The legal basis for data processing for the purpose of networking the participants of the event is your consent (Art. 6 para. 1 letter a GDPR). You can revoke consent you have already given at any time. For this purpose, an informal communication by e-mail to us is sufficient. The legality of the data processing carried out until the revocation remains unaffected by the revocation.
• The legal basis for data processing for the fulfilment of voucher and evidence obligations vis-à-vis our funding authority is Art. 6 (1) letter f GDPR. Legitimate interests in this respect are our interest and that of our funding provider in a sensible and comprehensible use of funds.
• The legal basis for the production of photographs and film footage and the subsequent publication is Art. 6 para. 1 letter f GDPR, insofar as the event is the main focus of the footage and the persons depicted are only shown as "accessories". Legitimate interests in this case are the documentation and publicising of the work in the project.
4. Duration of storage
Your data will only be stored as long as it is necessary for the purpose of data collection and the deletion does not conflict with any legal obligation to store data, or as long as the data is required for permissible legal purposes. In this case, the data processing will be restricted - the data will be blocked and not processed for other purposes.
Data that we collect for our sponsors in order to fulfil documentation obligations will be deleted at the latest five years after the end of the respective project period.
Screenshots and video recordings taken for public relations purposes by MetropolisNet are stored for an unlimited period of time. However, by 31 December of the following year after the end of the documentation obligation at the latest, it will be checked whether the photographs and film recordings will continue to be required and if so, whether the processing can be limited in time. If the examination shows that, due to the importance of the event, the processing cannot initially be limited in time, a new examination will be carried out by 31 December of the year following the last examination at the latest.
5. To whom is my data passed on or disclosed?
Internal
Your data will be accessed internally by persons entrusted with the organisation, implementation and handling of the event. For the purpose of planning future events and activities and, if necessary, inviting you to them, the staff members entrusted with this task have access to invitation distribution lists and lists of participants.
External
For the purpose of networking, if you have agreed to this in advance in the registration form, your name, function and institution will also be accessible to the other participants. Photographs and film footage that are published or otherwise processed for documentation or public relations purposes may be accessible to anyone.
In individual cases, we may involve commissioned processors for certain activities who will use your data exclusively for these activities on our behalf. They are strictly bound by our instructions and may not process or pass on the data for their own purposes.
For online participants:
We use the platform of an external service provider to provide the video conference. Your personal data will be disclosed to the following companies and their sub-processors
Zoom Video Communications, Inc.
55 Almaden Blvd, Suite 600
San Jose, CA 95113, USA
Email: privacy@zoom.us
For all participants:
For reporting obligations personal data may be transmitted by MetropolisNet to the following additional recipients:
The European Commission,
European Education and Culture Executive Agency
Department A: Erasmus+, EU Solidarity Corps
A2 Platforms, Skills and Innovation
Furthermore, we will not pass on your data to third parties or use it for purposes other than those mentioned above
6. Social media
Company profile on Facebook, LinkedIn and YouTube / data processing by MetropolisNet
We use the services to provide posts, photos, advertising for upcoming events and other company information. This involves the processing of personal data, which we inform you about in more detail below. We would like to point out that the use of the pages, in particular their interactive functions, is your own responsibility.
As operators of the profiles, we have access to statistical evaluations of the page views. The data is anonymous and does not provide any information about the visitors to the profiles.
Furthermore, you can use the interactive functions of the platforms by registering for a user account in order to follow our company profile, contact us via the specified channels, comment on/like posts and be informed about content generated by us. In this case, the user account is assigned to the corresponding call to the page and is available to us as operators of the company profiles for viewing.
The data transmitted by you, such as comments, videos, pictures, likes, etc., are published by the social media platforms and are not used or processed by us for any other purpose at any time. We only reserve the right to delete content if this should be necessary. Where applicable, we share your content on our site if this is a function of the social media platform and communicate with you via the social media platform.
The legal basis is Art. 6 para. 1 letter f GDPR. The legitimate interest here is primarily public relations and communication. We also use the statistical evaluations to design our company profile in a user-friendly manner and to align it with your interests as a visitor, as well as to increase our company presence. We use the data you send to us via the contact channels exclusively for the purpose of responding to your enquiries in a targeted manner. At the points where we can exert influence, we work within the scope of the possibilities available to us to ensure that the operator of the social media platform handles your data in a manner that complies with data protection regulations. In many cases, however, we cannot influence the data processing (see below) by the operators of the social media platforms and do not know exactly what data the operators process.
If you visit our social media site, we are jointly responsible with the operator of the social media platforms for the data processing operations triggered during this visit. In principle, you can assert your rights (information, correction, deletion, restriction of processing, data portability and complaint) both against us and against the operator of the social media portal.
Data processing by the operators of the social media platforms:
The operator of the social media platforms use web tracking methods. The web tracking can also take place regardless of whether you are logged in or registered with the social media platform. We have no influence on web tracking and cannot switch it off. It cannot be ruled out that the provider of the social media platform uses your profile and behavioural data, for example, to evaluate your habits, personal relationships, preferences, etc. This data processing can also affect your privacy. We also have no influence on this data processing. You can find more detailed information on data processing by the provider of the social media platform in the provider's data protection information already linked above.
Storage period
The data collected directly by us via the social media presence is deleted from our systems as soon as the purpose for storing it no longer applies, you request us to delete it, revoke your consent to store it or the purpose for storing the data no longer applies.
We have no influence on the storage period of your data that is stored by the operator of the social network for its own purposes. For details, please contact the operator of the social network directly.
Questions?
If you have any questions about data protection, please contact privacy(at)metropolisnet.eu
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Hinweis zum Datenschutz bei der Veranstaltung
Vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Veranstaltung. Der Schutz Ihrer Daten und die Wahrung Ihrer Privatsphäre sind für uns von großer Bedeutung. Um sicherzustellen, dass Sie umfassend über die Erhebung, Speicherung und Nutzung personenbezogener Daten informiert sind, lesen Sie bitte die folgenden Informationen zum Datenschutz.
Im Namen des Projektkonsortiums des Erasmus+ geförderten Policy Experimentation Projekts GeGS - Good e-Guidance Stories (626152-EPP-1-2020-2-DE-EPPKA3-PI-POLICY) freut sich MetropolisNet, die Abschlusskonferenz am 30.05.2024 in Berlin und online auszurichten.
Online-Teilnehmer werden über Zoom mit connect4video, einem Videokonferenzdienst mit Chatfunktion, an der Konferenz teilnehmen.
Für die Anmeldung, die Ermöglichung der (Video-)Konferenz und Chatfunktion und unsere Dokumentationspflicht gegenüber den Fördergebern dieses Projektes werden personenbezogene Daten erhoben, gespeichert und genutzt. Welche Daten dies im Einzelnen sind, zu welchen Zwecken sie erhoben werden und weitere Einzelheiten zur Datenverarbeitung werden in dieser Datenschutzerklärung erläutert.
Die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten ist freiwillig, jedoch können Sie ohne deren Erhebung nicht an der Konferenz teilnehmen.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Der für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Verantwortliche (im Folgenden auch als "wir", "uns", "unser" usw. oder "MetropolisNet" bezeichnet) ist
MetropolisNet EWIV (DE)
Kronenstraße 6
10117 Berlin
Tel.: +49 (0) 30-284 09-0
Fax: +49 (0) 30-284 09-210
E-Mail: info@metropolisnet.eu
An wen können Sie sich bei Fragen zum Datenschutz wenden?
Für alle datenschutzrelevanten Fragen wenden Sie sich bitte an privacy@metropolisnet.eu.
Welche Rechte haben Sie in Sachen Datenschutz?
Sie haben uns gegenüber die folgenden Rechte in Bezug auf die Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
- Recht auf Auskunft
- Recht auf Berichtigung oder Löschung
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
- Recht auf Widerspruch
- Recht auf Datenübertragbarkeit
Als betroffene Person haben Sie außerdem das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Ihre genannten Rechte nicht anerkannt worden sind. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz ist:
Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59-61
10555 Berlin
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
Welche Daten verarbeiten wir von Ihnen?
1. Personenbezogene Daten:
Folgende personenbezogene Daten können vor oder während der Veranstaltung von uns erhoben worden sein oder werden:
- Vor- und Nachname
- Organisation
- Funktion
- E-Mail Adresse
- Land
Die Angabe Ihrer persönlichen Daten ist nicht verpflichtend und daher freiwillig. Allerdings können wir Ihre Anmeldung nicht bearbeiten, wenn Sie die im Anmeldeformular als erforderlich angegebenen Daten nicht angeben.
Während der Konferenz können die folgenden Daten erhoben werden:
Vor Ort:
- Veranstaltungsfotos, Videos, Tonaufnahmen, auf denen Sie identifizierbar sein können.
Online:
- Gästedaten
- Text-, Audio- und Videodaten,
- Metadaten der Veranstaltung, z. B. IP-Adressen der Teilnehmer, Geräte-/Hardwareinformationen.
- Bei Einwahl über das Telefon: Einwahlinformationen, Start- und Endzeit. Bei Bedarf können weitere Verbindungsdaten wie die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
- Screenshots, Videos, Tonaufnahmen, auf denen Sie identifiziert werden können.
Zur Durchführung der Konferenz nutzen wir die Videoplattform Zoom. Hier finden Sie die Datenschutzerklärung von zoom: https://explore.zoom.us/de/privacy/
2. Verwendung von personenbezogenen Daten
Wenn Sie sich für eine Veranstaltung anmelden, benötigen wir je nach Art der Veranstaltung bestimmte Daten von Ihnen. Auf dem Einladungs- oder Anmeldeformular ist angegeben, welche Angaben erforderlich sind und welche freiwillig sind.
Wir verwenden Ihre Daten für die folgenden Zwecke:
- Für die Organisation, Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung.
- Zur Erstellung von Teilnehmerlisten. Sie dienen dem Zweck der Vernetzung der Teilnehmer untereinander.
- Für die Erfüllung von Dokumentations- und Nachweispflichten gegenüber den Förderstellen. Zu diesem Zweck übermitteln wir unserer Förderstelle Berichte, in denen wir unsere Arbeit dokumentieren. Diese Berichte können personenbezogene Daten enthalten, z.B. Fotos von Ihnen.
- Bilder, Screenshots und Videoaufnahmen können auch für die Öffentlichkeitsarbeit auf der Website und den Social-Media-Kanälen (Facebook, LinkedIn, Youtube) des GeGS-Projekts und MetropolisNet verwendet werden.
3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
- Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung zur Organisation, Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung ist Art. 6 Abs.. 1 Buchstabe b GDPR.
- Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung zum Zwecke der Vernetzung der Veranstaltungsteilnehmer ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine bereits erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Hierfür genügt eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
- Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung zur Erfüllung von Beleg- und Nachweispflichten gegenüber unserer Förderstelle ist Art. 6 (1) Buchstabe f DSGVO. Berechtigte Interessen sind dabei unser Interesse und das unseres Fördermittelgebers an einer sinnvollen und nachvollziehbaren Mittelverwendung.
- Rechtsgrundlage für die Anfertigung von Foto- und Filmmaterial und die anschließende Veröffentlichung ist Art. 6 Abs.. 1 lit. f DSGVO, sofern die Veranstaltung im Mittelpunkt des Filmmaterials steht und die abgebildeten Personen nur als "Beiwerk" gezeigt werden. Berechtigte Interessen sind in diesem Fall die Dokumentation und Bekanntmachung der Arbeit im Projekt.
4. Dauer der Speicherung
Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den Zweck der Datenerhebung erforderlich ist und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder solange die Daten für zulässige gesetzliche Zwecke benötigt werden. In diesem Fall wird die Datenverarbeitung eingeschränkt - die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet.
Daten, die wir für unsere Sponsoren zur Erfüllung von Dokumentationspflichten erheben, werden spätestens fünf Jahre nach Ende der jeweiligen Projektlaufzeit gelöscht.
Screenshots und Videoaufzeichnungen, die von MetropolisNet für die Öffentlichkeitsarbeit erstellt werden, werden zeitlich unbegrenzt gespeichert. Spätestens bis zum 31. Dezember des Folgejahres nach Beendigung der Dokumentationspflicht wird jedoch geprüft, ob die Foto- und Filmaufnahmen weiterhin benötigt werden und ob die Verarbeitung gegebenenfalls zeitlich begrenzt werden kann. Ergibt die Prüfung, dass die Verarbeitung aufgrund der Bedeutung des Ereignisses zunächst nicht zeitlich begrenzt werden kann, erfolgt eine erneute Prüfung bis spätestens 31. Dezember des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres.
5. An wen werden meine Daten weitergegeben oder offengelegt?
Intern
Ihre Daten werden intern an Personen weitergegeben, die mit der Organisation, Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung betraut sind. Um künftige Veranstaltungen und Aktivitäten zu planen und Sie gegebenenfalls dazu einzuladen, haben die mit dieser Aufgabe betrauten Mitarbeiter Zugang zu Einladungsverteilern und Teilnehmerlisten.
Extern
Zum Zwecke der Vernetzung werden Ihr Name, Ihre Funktion und Ihre Institution auch den anderen Teilnehmern zugänglich gemacht, wenn Sie sich im Anmeldeformular vorab damit einverstanden erklärt haben. Fotos und Filmaufnahmen, die zu Dokumentations- oder Öffentlichkeitszwecken veröffentlicht oder anderweitig verarbeitet werden, können für jedermann zugänglich sein.
Im Einzelfall können wir für bestimmte Tätigkeiten Auftragsverarbeiter einschalten, die Ihre Daten ausschließlich für diese Tätigkeiten in unserem Auftrag verwenden. Sie sind streng an unsere Weisungen gebunden und dürfen die Daten nicht für eigene Zwecke verarbeiten oder weitergeben.
Für Online-Teilnehmer:
Wir nutzen die Plattform eines externen Dienstleisters zur Durchführung der Videokonferenz. Ihre personenbezogenen Daten werden an die folgenden Unternehmen und deren Unterauftragsverarbeiter weitergegeben:
Zoom Video Communications, Inc.
55 Almaden Blvd, Suite 600
San Jose, CA 95113, USA
E-Mail: privacy@zoom.us
Für alle Teilnehmer:
Zur Erfüllung von Meldepflichten können personenbezogene Daten von MetropolisNet an die folgenden weiteren Empfänger übermittelt werden:
Die Europäische Kommission,
Europäische Exekutivagentur für Bildung und Kultur
Abteilung A: Erasmus+, EU-Solidaritätskorps
A2 Plattformen, Kompetenzen und Innovation
Darüber hinaus werden wir Ihre Daten nicht an Dritte weitergeben oder für andere als die oben genannten Zwecke verwenden.
6. Soziale Medien
Unternehmensprofil auf Facebook, LinkedIn und YouTube / Datenverarbeitung durch MetropolisNet
Wir nutzen die Dienste, um Posts, Fotos, Werbung für kommende Veranstaltungen und andere Unternehmensinformationen bereitzustellen. Dabei werden personenbezogene Daten verarbeitet, über die wir Sie im Folgenden näher informieren. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass die Nutzung der Seiten, insbesondere der interaktiven Funktionen, in Ihrer eigenen Verantwortung liegt.
Als Betreiber der Profile haben wir Zugriff auf statistische Auswertungen der Seitenaufrufe. Die Daten sind anonym und geben keinen Aufschluss über die Besucher der Profile.
Darüber hinaus können Sie die interaktiven Funktionen der Plattformen nutzen, indem Sie sich für ein Benutzerkonto registrieren, um unserem Unternehmensprofil zu folgen, uns über die angegebenen Kanäle zu kontaktieren, Beiträge zu kommentieren/liken und über von uns erstellte Inhalte informiert zu werden. Das Benutzerkonto wird in diesem Fall dem entsprechenden Seitenaufruf zugeordnet und steht uns als Betreiber der Unternehmensprofile zur Einsicht zur Verfügung.
Die von Ihnen übermittelten Daten, wie z.B. Kommentare, Videos, Bilder, Likes, etc. werden von den Social Media Plattformen veröffentlicht und von uns zu keinem Zeitpunkt für andere Zwecke genutzt oder verarbeitet. Wir behalten uns lediglich das Recht vor, Inhalte zu löschen, wenn dies erforderlich sein sollte. Ggf. teilen wir Ihre Inhalte auf unserer Seite, wenn dies eine Funktion der Social Media Plattform ist und kommunizieren mit Ihnen über die Social Media Plattform.
Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.. 1 Buchstabe f GDPR. Das berechtigte Interesse liegt hier vor allem in der Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation. Darüber hinaus nutzen wir die statistischen Auswertungen, um unser Unternehmensprofil nutzerfreundlich zu gestalten und an Ihren Interessen als Besucher auszurichten sowie um unsere Unternehmenspräsenz zu erhöhen. Die Daten, die Sie uns über die Kontaktkanäle zukommen lassen, nutzen wir ausschließlich, um gezielt auf Ihre Anfragen zu reagieren. An den Stellen, an denen wir Einfluss nehmen können, wirken wir im Rahmen unserer Möglichkeiten darauf hin, dass der Betreiber der Social-Media-Plattform Ihre Daten datenschutzkonform behandelt. In vielen Fällen haben wir jedoch keinen Einfluss auf die Datenverarbeitung (siehe unten) durch die Betreiber der Social-Media-Plattformen und wissen nicht genau, welche Daten die Betreiber verarbeiten.
Wenn Sie unsere Social-Media-Seiten besuchen, sind wir gemeinsam mit dem Betreiber der Social-Media-Plattformen für die bei diesem Besuch ausgelösten Datenverarbeitungsvorgänge verantwortlich. Grundsätzlich können Sie Ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Beschwerde) sowohl gegenüber uns als auch gegenüber dem Betreiber des Social-Media-Portals geltend machen.
Datenverarbeitung durch die Betreiber der Social-Media-Plattformen:
Die Betreiber der Social-Media-Plattformen setzen Webtracking-Methoden ein. Das Webtracking kann auch unabhängig davon erfolgen, ob Sie bei der Social-Media-Plattform eingeloggt oder registriert sind. Wir haben keinen Einfluss auf das Webtracking und können es nicht abschalten. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass der Anbieter der Social-Media-Plattform Ihre Profil- und Verhaltensdaten nutzt, um z.B. Ihre Gewohnheiten, persönlichen Beziehungen, Vorlieben etc. auszuwerten. Auch diese Datenverarbeitung kann Ihre Privatsphäre beeinträchtigen. Auch auf diese Datenverarbeitung haben wir keinen Einfluss. Nähere Informationen zur Datenverarbeitung durch den Anbieter der Social-Media-Plattform finden Sie in den bereits oben verlinkten Datenschutzhinweisen des Anbieters.
Dauer der Speicherung
Die von uns direkt über die Social-Media-Präsenz erhobenen Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck der Speicherung entfällt.
Auf die Dauer der Speicherung Ihrer Daten, die vom Betreiber des sozialen Netzwerks für eigene Zwecke gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Details wenden Sie sich bitte direkt an den Betreiber des sozialen Netzwerks.
Haben Sie Fragen?
Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, wenden Sie sich bitte an privacy(at)metropolisnet.eu